Utilisation de la fonction SOMME.SI pour réaliser un tri par « nom ».

La fonction « somme si » permettant le tri ne se présente pas forcément de toutes les mêmes façon, c’est pourquoi dans ce petit tutorial, nous souhaitons poser d’une seule et même manière la fonction qui vous permettra de faire ce calcul.

Imaginons que vous distribuez des titres de presses dans différentes régions de la façon suivante:

• Classement par titre de presse
  • Le Figaro
  • Le Monde
  • Libération
• Classement préalable par ville
  • Paris
  • Lyon
  • Nantes
  • Bordeaux
  • Marseille
  • Lille
  • Rennes
  • Nantes

Le tableau croisé dynamique pour une présentation live, la fonction « somme si » pour un calcul figé.

Un bon tableau croisé dynamique fera l’affaire si vous souhaitez profiter d’une organisation malléable pour avoir des résultats instantanés « oraux », comme lors d’une présentation commerciale d’objectifs par exemple.

Ici, si nous élaborons une formule souhaitant nous donner le nombre de titres de presse distribués pour la ville de Paris, il faudra alors faire :

CELLULE DE RESULTAT = SOMME(A2:A20; »paris »).

Les cellules choisies sont arbitraires, mais ce qui permettra de travailler sur les villes, c’est l’utilisation d’un texte que l’on poser en condition et pour cela, il faut le mettre entre guillemet.

L’utilisation des guillemet vous permettra de mettre alors n’importe quoi. Ce tri ce fait donc par la négative et vous permettra de compter des éléments ou ici de les additionner, en fonction d’une condition.

La fonction EXP pour Excel.

Les fonctions mathématiques permettent de lier les nombres que l’on pose dans les cellules et ainsi permettre la création d’automatisme par la simple manipulation de ces cellules.

Nous avons déjà longuement parler des fonctions SOMME ou des MAX et MIN, certaines moins utilisées au quotidien peuvent cependant simplifier pas mal de calcul et sont bien pratiques pour les utilisateurs réguliers d’excel.

Très « mathématique », EXP est égale à « e », c’est à dire à 2,718281…. à la puissance de la cellule choisi, l’argument.

En gros, un calcul de type =EXP(A1) sera égal à Exp(nombre choisi) pour une constante « e » que l’on élève à la puissance 4.

La fonction FACT sur Excel.

Finalement plus simple, elle permet de retourner la factorielle d’un nombre. Exemple de 2*3*4…. jusqu’au nombre qui est alors choisi dans une cellule par exemple.

Si on choisi FACT(6), il faudra alors compter sur le résultat de 1*2*3*4*5*6, ce qui donne 360.

D’une part, on ne sait jamais où la mettre, et d’autre part que faire quand les calculs d’un tableau bougent et décale cette zone de texte .

L’intégration d’une zone de texte permet souvent de faire des titres, idée que pourtant je ne défend pas, pensant qu’une zone de texte ne doit en aucun cas être utilisé pou cela.

Militons donc pour une zone de texte qui doit s’appliquer pour créer des zones d’explications, mais en aucun cas il doivent faire parti de l’intérieur du contenu. Une habitude de mon côté, mais je crois qu’il est plus que nécessaire de ne pas mélanger la mise en forme avec le contenu d’un tableau excel.

Pour détailler tout de même l’opération, pour insérer une zone de texte sur excel, il faut suivre les indications suivantes : Allez dans le menu Insertion>zone de texte. Puis la souris se transformera pour vous proposer de dessiner une zone de texte. Une fois réalisé, un curseur se positionnera exactement comme dans une feuille de texte quelconque.

Une astuce bien pratique qui vous permettra certains caractères d’une chaine à droite.

La fonction DROITE permet de retourner les caractères (du deuxième argument) de droite d’une chaîne.

Cela vous permet par exemple de prendre dans une expression uniquement le nom d’un texte. Idéal, à partir du moment où vous utiliser des tableaux à destination de gestion de personne. L’exemple avec le nom et le prénom permettant de mettre en avant uniquement le nom est idéal.

La fonction dans la cellule A1 est donc la suivante : = DROITE(B2;4)

En posant le résultat, vous verrez alors apparaître Paul à la place de la cellule entière, comme le montre ci dessous l’image détaillante.

Ainsi pour l’utilisation d’une liste d’étudiant, vous pourrez en fonction de certains prénoms déterminer la variable permettant d’allez reprendre les caractères de 1 à 10 par exemple.

Il s’agit de l’application du dollar dans excel.

Il s’agit d’une notion un peu extérieure à ce dont notre formation parle habituellement. En effet, ces notions de références ont toutes leur place dans un chapitre dédié aux exceptions sur excel puisque ce sont des éléments qui interviennent dans un grand nombre de situations.

Prenons l’exemple suivant :

En travaillant sur cette exemple pour appliquer un prix, l’idéal serait de faire un premier calcul par l’édition d’une fonction, puis de faire un copier coller afin de pouvoir répéter la fonction et le résultat associé.

Le problème est qu’Excel prendra toujours le même fonctionnement de cellule, c’est à dire qu’il comprendra que si le résultat baisse d’une cellule, alors les composants de la fonction aussi.

C’est pourquoi nous posons un dollar devant la cas que nous voulons voir immobile.

Sur cette exemple, dans la fonction à répéter, il faudra poser un dollar devant la cellule du 3%.

Voici donc les conséquences de l’application d’un $ sur une fonction:

• Ainsi en mettant un dollar devant la lettre de la cellule, c’est la colonne qui ne bougera pas dans le copier coller de la fonction.
• En posant un $ devant le numéro de la cellule, c’est la ligne qui ne bougera pas et qui sera fixé dans la fonction.
• Et si on pose le $ ET devant la lettre ET devant le numéro, c’est la cellule toute entière qui ne réagira pas.

Ainsi, le fait de poser un $ fait que la référence prise par excel pour reproduire sa propre fonction est une référence relative ou absolue, en fonction de la situation. Dans la précédente explications, les deux premiers options sont des références relatives puisque seuls un élément est fixé. Dans le dernier exemple avec l’utilisation de deux dollars, la fonction utilise une référence absolue puisque la référence, c’est à dire la cellule copiée ne bouge absolument pas.

 

Office 2013, première suite qui se rapproche du cloud computing.

Office lance sa nouvelle édition pour le mois de janvier 2013. Pas de surprise puisque les versions beta sont déjà en test, mais le surprenant reste l’incapacité de microsoft de communiqué sur la version Mac.

On sait que l’habitude pour Office est de s’adapter un an plus tard, on s’attend donc à une version modifiée, du moins adaptée, pour 2014. Mais office mac se fera peut être plus attendre, puisque pour la première fois, aucune date n’a été cité.

De notre côté, nous pouvons observer une nette évolution de Microsoft qui souhaite nous montrer à travers office, l’orientation d’une stratégie orientée vers le cloud computing. On sait que Google met le paquet sur le sujet et que ça marche. Autant dire donc que Microsoft voit que le lien entre organisation, traitement de document bureautique, et quotidien de l’entreprise est plus que nécessaire.

Office, un nécessaire pour utiliser pleinement sa tablette tactile.

Avec l’arrivée de Windows 8, microsoft se fait une règle de proposer une version solide et précise d’excel. Que ce soit d’ailleurs pour excel ou pour les autres programme de la suite Office, il est certains que nous pourrons réellement travailler sur les prochaines applications de la suite office 2013. Un bon moyen donc d’utiliser excel au quotidien. Dans la formation tablette que nous proposons pour ceux qui souhaitent apprendre à l’utiliser, nous abordons d’ailleurs le sujet.

C’est effectivement le problème sur les tablettes tactiles, utiliser excel, word et powerpoint comme si on était sur son ordinateur. Si l’ipad de mac ne parvient pas à le faire efficacement les nouvelles tablettes avancent sur le sujet et on sait que windows 8 le proposera encore plus. L’un de nos clients plomblier aime d’ailleurs rappeler que sur sa tablette androïd, il est essentiel pour lui de pouvoir utiliser excel, cela lui évite de retraiter les informations de la journée, puisqu’elles sont directement mise en ligne grâce aux sauvegardes mises en place sur la suite.

Il est vrai que la spécialité « Excel  » est aujourd’hui nécessaire pour toute activité de formation informatique. En revanche, Forexcel est tout le contraire, puisqu’il s’agit d’une société consacrée au métier de ses clients pour ensuite travailler sur l’assimilation de leurs tâches quotidiennes. A partir de cela,  l’organisation n’est pas calquée sur une apprentissage dogmatique, il est organisé en fonction du métier et donc des exemples concrets du clients final. Un bon moyen pour quelqu’un à la recherche d’une formation ciblée de profiter d’un travail de qualité.

Dans tous les cas, prendre un spécialiste vous permettra de poser des conditions au préalable et d’éviter de partir sur des formations que l’on ne connaît pas.

Le masquage d’une ligne ou d’une colonne sur excel est plus que nécessaire à partir du moment où le tableau est important. Ne serait ce que pour voir ou pour mettre en évidence une ligne, il est bien pratique de mettre les autres données de votre tableau excel de côté.

C’est pourquoi lors de notre formation sur excel, nous ne manquons pas de traiter cette question assez rapidement.

Pour le faire donc, il vous suffit de sélectionner la ligne ou la colonne, puis de faire le raccourcis suivant : ALT + ), et l’inverse de la parenthèse utilisé pour faire réapparaitre votre ligne ou votre colonne cachée.

Rien de très difficile, mais c’est pourtant bien pratique.

Une simple formation informatique sur excel, comme dans beaucoup d’autres cas, mais pas suffisante pour avoir une maîtrise permettant d’être complètement indépendant sur Excel.
En effet il est essentiel d’organiser une formation en fonction du temps que l’on souhaite consacrer à la pratique qui suit la formation, juste pour s’assurer que ce qui a été appris va servir et sera compris car exercé régulièrement.
Prenons l’exemple d’un exercice, il va faire appel à plusieurs connaissances bien différentes et c’est le recul et l’habitude de traiter les données qui feront que l’on sera indépendant ou non sur Excel.
C’est pourquoi il est important de comprendre que chacune des formations que nous faisons et que nous adaptons, nous les personnalisons pour nous assurer que la mise en place de la suite se fasse avec facilité.

Le premier objectif d’excel, c’est bien évidement de gagner du temps, il serait donc dommage d’en perdre si la formation n’est pas suffisamment efficace.